Stellenausschreibung: Universität Wien - Organisationsassistent:in am Institut für Meteorologie und Geophysik
An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter:innen und fast 90.000 Studierenden) ist ab 16.04.2023 die Position eines:einer Organisationsassistent:in am Institut für Meteorologie und Geophysik bis 06.08.2023 zu besetzen.
Kennzahl der Ausschreibung: 13809
Wir sind ein dynamisches, international ausgerichtetes Team, das für seine Forschungs- und Lehrtätigkeit die tatkräftige Unterstützung durch eine Organisationsassistenz benötigt. Das betrifft allgemeine administrative Tätigkeiten, die Personalverwaltung, die Betreuung von (internationalen) Gästen, die Organisation von beispielsweise Workshops, aber auch die Kommunikation mit den verschiedenen Dienstleistungseinheiten der Universität usw.
Wir bieten flexible Arbeitszeiten, gute Weiterbildungsmöglichkeiten, ein kreatives Arbeitsklima und ein adäquates Einstiegsgehalt.
Es handelt sich um eine Vertretung auf Grund der Abwesenheit eines:einer Mitarbeiter:in, die - falls die Abwesenheit verlängert wird - bei beiderseitigen Einvernehmen ebenfalls verlängert werden kann.
Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines:einer Mitarbeiter:in zu besetzen.
Beschäftigungsausmaß: 20 Stunden/Woche.
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54 VwGr. IIIa
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.
Ihre Aufgaben:
Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
1. Allgemeine Verwaltungsaufgaben, z.B.
- Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Termin- und Raumkoordination
- Bestellwesen
- Schlüsselverwaltung
- Mithilfe bei der Organisation von Tagungen, Kongressen, Meetings etc.
- Unterstützung der wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen in allen administrativen Belangen
- Enge Zusammenarbeit/Abstimmung mit universitären Dienstleistungseinrichtungen
2. Unterstützung bei der Öffentlichkeitsarbeit, Website-Betreuung (typo3)
3. Personalverwaltung
- Stellenausschreibungen und Anstellungen
- Laufendes Zeit- und Abwesenheitsmanagement
- Dienstreisen
4. Administration im Lehr- und Studienbetrieb
- Kommunikation mit Studierenden und Lehrbeauftragten
- Lehrveranstaltungs- und Prüfungsunterstützung
Ihr Profil:
- Allgemeinbildende oder berufsbildende Höhere Schule und/oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
- Umfassende EDV-Anwender:innenkenntnisse (Windows / MS Office, einfache Bildbearbeitung)
- Hohe schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Hohe Service- und Kund:innenorientierung
- Organisationsfähigkeit
- Flexibilität
- Belastbarkeit
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse
- Hohe soziale und kommunikative Kompetenz
- Teamfähigkeit
- Offenheit gegenüber einem internationalen Arbeitsumfeld
- Selbstständiger, problemlösungsorientierter Arbeitsstil
Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 13809, welche Sie bis zum 27.02.2023 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.
Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Weinberger, Stefanie +43-1-4277-53709
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen Personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen
DLE Personalwesen und Frauenförderung der Universität Wien
Kennzahl der Ausschreibung: 13809
E-Mail: jobcenter@univie.ac.at